A projektcsapat

← Előzetes tervezés

Érintettek bevonása →

Projektcsapat

Minden projekt esetében kulcsfontosságú a jól szervezett, követhető és átlátható irányítás a tervezéstől a megvalósításon keresztül a lezárásig. Sokféle projektmenedzsment eszköz létezik, nem kívánunk ezek részleteiben elmerülni, ugyanakkor szeretnénk néhány hasznos szempontot adni kifejezetten a projektcsapatra vonatkozóan, amelynek feladata az örökségvédelmen alapuló közösségfejlesztés projektmenedzselése.

Sok esetben a történet egy csapat spontán megalakulásával kezdődik, amelynek kiindulópontja, „katalizátora” valamilyen helyi fejlesztési cél megvalósítása. Egy spontán módon létrejövő projektcsapat legtöbbször egy baráti társaság, amely vállalkozókból, civil szervezetek, illetve önkormányzatok képviselőiből áll össze, akiket egy helyi műemlék épülettel kapcsolatos hasznosítási ötletek és lehetőségek közös megvalósításának igénye köt össze. Ezen spontán jelleggel létrejött csapat a konkrét fejlesztési források rendelkezésre állásakor, vagyis a projekt tényleges elindulásakor alakul át valódi, formális projektcsapattá.

A legnagyobb kihívás ezen esetben pont a „spontánból formálissá” történő átalakulás sikeres megvalósítása, amelynek során egyrészt meg kell őrizni az induláskor minden tagra jellemző magas motivációs szintet és lelkesedést, illetve a nyílt és őszinte belső kommunikációt, másrészt viszont ki kell alakítani a professzionális projektmenedzsmenthez elengedhetetlen belső szabályrendszert és feladatkiosztást.

A projektcsapat megalakulásának másik lehetősége egy külső hatásra elinduló projekt, amely lehet egy konkrét fejlesztési forrás rendelkezésre állása, vagy egy műemléket érintő helyi, vagy központi fejlesztési döntés megszületése. A projekt sikeressége szempontjából a helyi csapat motivációja kulcsszerepet tölt be, így egy külső kezdeményezésre létrejövő csapat esetében ezen elkötelezettség, lelkesedés egységes szintjének biztosítása jelenti a legnagyobb kihívást. Emellett ilyen esetben a projektcsapat működése több kockázatot is rejt magában, elsősorban a helyi, társadalmi, gazdasági beilleszkedésben, az érintettek megfelelő motiválásában, és a kommunikáció hitelességének terén.

Összefoglalóan megállapítható, hogy mindkét út rejt magában kihívásokat, előnyöket és hátrányokat, illetve kockázatokat is. Ha egy projektcsapat ennek tudatában, megfelelően felkészülten vág neki a kitűzött feladat előkészítésének, akkor bármely kiindulási helyzetből elérhet a sikeres megvalósításig.

A projektet megvalósító szereplőknek egyértelműen ismerniük kell feladataikat, azok ütemezését, és a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. Sok esetben a kezdeti lelkesedést kétségek és megtorpanás követi akkor, amikor a projekt részletes tervezési fázisában szembesülnek az elvégzendő feladatok sokrétűségével, komplexitásával és erőforrásigényeivel. Ha azonban a feladattömeget le tudják bontani elemi egységekre, és a projektcsapat valódi együttműködő közösségként gondolkodva fel tudja osztani ezen feladatköröket egymás között, a lendület megtartható lesz.

Sokféle projektcsapat összetétel elképzelhető, függően a megvalósítandó fejlesztés nagyságától, a bevonandó érintettek létszámától, illetve a rendelkezésre álló erőforrásoktól. Az alábbi felsorolásban azokat a jellemző szerepeket foglaltuk öszsze és személyesítettük meg egy-egy kifejező fogalommal, amelyek nélkül biztosan nem lehetséges eredményes és hatékony projekt megvalósítás:

• A „Katalizátor”, azaz a Vezető, aki figyeli, kézben tartja, irányítja, ellenőrzi a folyamatokat és a csapatot a cél elérése érdekében. A legtöbb esetben övé az „utolsó szó”, és egyben a döntési felelősség is egy feladat megvalósítása során.
• A „Motor”: azaz a Szervező, aki aktivizál, mobilizál, szervez, beszerez, és mindig ott van, ahol szükség van rá.
• A „Racionális”, azaz a pénzügyes, megbecsüli, tervezi és figyeli a számokat, nyomon követi a költségvetést, és naprakészen adminisztrálja a tevékenységeket.
• A „Mozgatórugó”, azaz a Kapcsolattartó, aki a belső és külső kapcsolatokat létrehozza, ápolja a helyi és érintett közösségekkel, intézményekkel, hivatalokkal, valamint megosztja a világgal a projekt aktuális híreit.
• A „Szívember”, azaz a Közösségépítő, aki figyel a helyi közösségre, bevonja, motiválja, ösztönözi, fejleszti és építi azt, közösségi értéket hoz létre a műemlék örökségének felhasználhatósága és fenntarthatósága érdekében.

Szélsőséges esetben a fenti négy szerepet akár összesen két, vagy három fő is betöltheti, de ideálisan minden szerepet – természetesen változó intenzitással és különböző kompetenciákkal – legalább két-három fő valósít meg. A fenti „alaptagok” mellett természetesen többféle, különböző speciális szakértelemre is szükség van egy örökségvédelmi projekt lebonyolításához, amelyet vagy megbízott, külső szakértőként, vagy a projektcsapatba integrált résztvevőként kell biztosítani:

• Műemléki kutató
• Restaurátor
• Építész és statikus
• Kivitelező
• Vállalkozásfejlesztési szakember
• Közösségfejlesztő szakértő
• PR és kommunikációs szakértő
• Pénzügyi és számviteli szakértő

A megalakult projektcsapat sikeres működésének előfeltétele, hogy a résztvevők a folyamat elején együtt és mindenki számára elfogadható módon tisztázzák és rögzítsék a döntéshozatal módját, a szerepeket és az ezekhez tartozó feladatokat, valamint a felelősségi köröket. A projekt megvalósítása során természetesen a finanszírozás, illetve a bevont szakértők és egyéb érintettek által okozott változások miatt a projektcsapat összetétele és működése is módosulhat, új, előre nem látott feladatok merülhetnek fel, és megváltozhatnak a projekt külső körülményei.

Egy jól működő projektcsapat képes ezen változó közegben is folyamatosan megújulni és a feladatokhoz igazodni, amely képesség két előfeltétele a nyílt, őszinte belső kommunikáció és a megalapozott, részletes és folyamatosan „élő” állapotban tartott projektterv és ütemezés.

A projektcsapat által az alábbi fő feladatköröket ajánljuk megvalósítani a projekt sikere érdekében:

• A formális projekt működés elindítása: korábban már részletesen bemutattuk a megalakulás lehetséges irányait, a formális működési keretek és együttműködési szabályok, valamint a feladatmegosztás kialakításának szükségességét és jelentőségét, amely lépések nélkül nem kezdhető meg a tényleges tevékenység.
• A módszertan alkalmazása, adaptálása: a jelen útmutatóban vázolt módszertan egyfajta ellenőrző listaként funkcionálva keretet biztosít a gondolkodáshoz, amely alapján a projektcsapat elkészítheti a saját munkatervét. Az adaptáció során a helyi körülményeket elemezve lehet összeállítani az adott projektre alkalmazható folyamatot, figyelembe véve a helyi szereplők motiváltságát, a műemlék épülethez való viszonyulásukat, valamint az épület adottságait.
• Az érintettek felmérése és bevonása: a projekt céljainak megvalósítása csak az öszszes érintett szereplő bevonásával biztosítható, így ezen érintettek összegyűjtését és elemzését már a projekt elején meg kell kezdeni. Az adatokat egy folyamatosan karbantartott adatbázisba célszerű rögzíteni, amelyet rendszeresen ki kell egészíteni a projekt során szerzett információkkal, valamint az adott személy, vagy szervezet projektben történt aktivitásával. Az összegyűjtött adatok elemzése alapján a projektcsapat hatékonyan meg tudja tervezni azon tevékenységeit, amelyekkel a gátló, vagy passzív érintettek támogató szerepbe való átkerülését valósíthatja meg.
• A projekt céljainak meghatározása közösségi tervezéssel: a projektcsapatnak bizonyosan van koncepciója a műemlék épület és az üzemeltető szervezet funkcióiról, azonban az érintettek bevonása, valamint a közösségi tervezés előtt ezeket a koncepciókat csak ötletekként szabad kezelni. A valódi közösségi tervezés, és ezáltal a projekt hitelessége csak akkor biztosítható, ha a helyi társadalom és gazdaság igényei egyrészt meghallgatásra és beépítésre kerülnek, másrészt a döntéshozatalban is részt vehetnek az érintettek.
• Részletes projekttervezés: a projekttervezés során öt alapkérdésre kell válaszolni:
  • Mi a projekt célja, elvárt eredményei és hatása?
  • Hogyan, milyen tevékenységek sorozatán keresztül érhető el a cél?
  • Ki az egyes tevékenységek felelőse?
  • Mikor és mettől-meddig tartanak az egyes résztevékenységek?
  • Mekkora a projekt végrehajtásának a költsége és milyen erőforrásokra van szükség?
• A projekt finanszírozásának biztosítása: a tervezés során ügyelni kell arra, hogy a teljes projekt megtervezése megtörténjen, ne csak az esetleges pályázathoz készüljön pénzügyi terv. A teljes tervbe beletartozik a fenntartható működéshez szükséges minden eszköz és szolgáltatás beszerzése is. Figyelemmel kell lenni arra, hogy a pályázati finanszírozásban sok esetben feltételként szerepelnek olyan tevékenységek, amelyek nem tartoznának a tervezett projekthez, azonban a forrás megszerzéséhez kötelezően ellátandó tevékenységek. Ezek a tevékenységek szerepeljenek a projekttervben és ellátásukra biztosítani kell a szükséges forrásokat. A projekt finanszírozás tervezése kapcsán ajánlott az egyes források kockázatát is megtervezni.
• Az elvégzendő feladatok, tevékenységek menedzselése: a projektmenedzsment célja a dokumentált projektterv megvalósítása, az abban szereplő feladatok teljesítésével, a tervezett ütemezéssel és költségekkel. Ajánlott folyamatosan elemezni és kezelni a projekt során felmerült kockázatokat, valamint reagálni az esetleges változásokra, ezekkel módosítva az aktuális projekttervet. Az ilyen kiterjedt, sokszereplős projektek esetében a projektmenedzsmentet formálisan is működtetni kell, vagyis a döntéshozatalban, az alvállalkozók irányítása esetében szigorúan be kell tartani a projekttervben szereplő szervezeti szabályozást és döntési mechanizmust, elengedhetetlen a folyamatos adminisztráció, valamint a rendszeres találkozók, megbeszélések, amelyek intézményes keretet biztosítanak az esetleg kialakuló feszültségek, félreértések tisztázására.
• Projektzárás: a projektcsapat utolsó feladatköre a projekt zárása, amely a műszaki átadás-átvétel után az üzemeltető szervezetnek történő átadást, és a műemlék épülethez kötődő funkciók és szolgáltatások elindítását tartalmazza. A projekt zárásának célja egyrészt a formális és adminisztratív lezárás, valamint a műemlék épület ünnepélyes megnyitása és az épülethez kapcsolódó szolgáltatások elindítása.