REVEAL logo

Kommunikáció

Birtokba adás ikonBirtokba adás Üzleti tervezés ikonÜzleti tervezés

 

Kommunikáció ikon Kommunikáció

A projekt több lépése tartalmaz tájékoztatással kapcsolatos feladatokat a közösség és a célcsoportok felé. A kommunikáció strukturálja ezeket az információkat, megtervezi az off ine és online kommunikációt a közösség és a célcsoportok igényei és lehetőségei alapján.

Mint minden projektelemnél, itt is fontos egy átlátható terv, amely a gerincét adja a várható munkának. Így már a kezdetektől minden résztvevő számára látható a teljes vállalás, az összes feladat, a rendelkezésre álló idő.

Kommunikáció a szereplőkkel, csoportokkal

Kommunikáció a projektcsapaton belül

A kommunikáció lényege egy csapatmunkában az, hogy világos, átlátható viszonyokat teremtsen, eszköze legyen annak, hogy a csoport lefektesse az összes együttműködési szabályt, és hogy az emberi viszonyokat, amelyek oly sérülékenyek, egészségesen meg tudják őrizni, sőt a lehető leghatékonyabb együttműködéssé tudják fejleszteni, csiszolni.

Kommunikáció a helyi szereplőkkel

Az általános ismerkedésen túl mindenképpen javasolt, hogy készüljön egy egészen egyszerű, kézbe adható kis kiadvány, akár egy kis füzet, amelyben bemutatják egymásnak a szereplőket, a projektcsapat és a helyi közösség tagjait. Emellett a projekt céljait, menetét, a tudnivalókat is összefoglalhatjuk benne, valamint azt, hogy mire számítunk a helyi szereplőktől, mit kérünk tőlük, mibe tudnak bekapcsolódni.

A polgármester és a falugazdász bevonása alapvetően fontos lépés. Nem pusztán azért, mert ők gyakran véleményvezérek, hanem azért is, mert, ha sikerül megnyerni őket az ügyünknek, nagyon sok apró segítséggel, ötlettel, információval előremozdíthatják azt.

Szintén segíti a folyamatot, ha a helyi közösségben meghatározó véleményvezérek bevonása mielőbb megtörténik. Fontos a kétirányú kommunikáció, nem csak a projektről tájékoztatni a helyieket, hanem meghallgatni a véleményüket, ötleteiket, és örökségvédelemről lévén szó azt, hogy ők mit tartanak értéknek, hogyan látják az adott épületet, milyen új funkciókra vagy szolgáltatásokra volna igény a településen.

Kommunikáció az együttműködő partnerekkel

A partnereket a legelső lépésektől kezdve rendszeresen tájékoztatni kell, például hírlevél formájában. Emellett hasznos leülni velük személyesen is egy olyan megbeszélésre, ahol pontosan átbeszéljük a feladatokat, és hogy a projekt mely szakaszaiban, miben számíthatunk rájuk.

Kommunikáció a hivatalos támogatókkal

A projekt kezdetekor a támogató általában lefekteti, hogy milyen formában szeretné dokumentáltatni az eseményeket, milyen módon kíván jelen lenni a folyamatban, és mikor ellenőrzi, hogy a támogatás felhasználása a szerződött módon történik-e.
Kommunikáció a szponzorokkal

A szponzori támogatás nagy szerencse, vegyük nagyon komolyan. Akármilyen formában érkezik is, a költségeink egy részét az adományozó nagyvonalú segítségével mérsékelhetjük. Ezért a vele való kapcsolattartás szintén fontos terület. Érdemes a lehető legtöbb felületen feltüntetni az adományozót, a fontosabb lépésekről tájékoztatni, és természetesen minden reprezentatív alkalomra meghívni. Ha lehetőség van rá, valamilyen személyre szabott ajándékkal is lepjük meg, hálánk jeléül. Szerencsés esetben a kapcsolat hosszú távon is megmaradhat.

A kommunikáció csatornái

Mivel a műemlék felújítások tárgyai többségében közvagyont képező épületek, területek és ezek közpénzekből, pályázati forrásokból valósulnak meg, alapvetően fontosak az alábbi szempontok:

  • Átláthatóság és felelősségre vonhatóság: a nyílt adatközlésekkel a nyilvánosságot tájékoztatjuk arról, miként költöttük el a támogatást;
  • Nyitottság és elérhetőség: a nyilvánosság számára világosan követhető legyen a projekt folyamata. Ez nem csak abban segít, hogy megfeleljünk a közpénzek kezelését illető kritériumoknak, hanem abban is, hogy kedvet teremtünk az emberek számára a bevonódáshoz. A tájékoztatás nyomán kialakuló érdeklődésből könnyen lesz tevékeny részvétel.
  • Hiteles, személyes tájékoztatás: a projektben résztvevők a leghitelesebbek abban, hogy az elért eredményeket a helyi, regionális és országos közönség felé kommunikálják.

A fenti szempontokat szem előtt tartva a következő kommunikációs eszközök használatát javasoljuk, figyelembe véve azok megfelelő alkalmazását és időzítését.

  • Személyes kommunikáció: Fontos kiemelni ezt az egyébként teljesen magától értetődő kommunikációs formát. Leginkább azért, mert vidéki környezetben alapvetőnek gondoljuk, hogy az emberek sokat beszélgetnek egymással, és megosztják a híreket. Régebben talán ez volt a jellemző, mostanság azonban a vidék is változik, ezért érdemes megragadni minden alkalmat, amikor módunk van beszélgetni az emberekkel és személyesen tájékoztatni őket
  • Facebook oldal: Nagyon hasznos dolog egy facebook oldal létrehozása, amely nulla költséggel biztosít folyamatosan növekvő elérést az adott közösség tagjaihoz. A legnépszerűbb témák mindig a helyi aktualitással bíró, többeket érintő hírek. Ezeket szívesen megosztják az emberek, különösen a fotókat, amelyeken maguk is szerepelnek. Ilyen módon bevonják az ismerősi körüket a híráramba.
  • Fotózás: Egy közösségi oldal működtetésének elengedhetetlen feltétele, hogy legyenek képeink. Legjobb, ha saját fotókkal dolgozhatunk, érdemes áldozni erre. A jó minőségű képek sokféle felületen felhasználhatók lesznek hosszútávon.
  • Blog: Szintén ingyenes felület, viszont remek „napló”, amely végigköveti az eseményeket és visszakereshetően dokumentál. Ha sikerül nagyobb médiumot az ügyünk mellé állítani, akár országos nyilvánosságot is kaphatunk a blogon keresztül.
  • Videók: Létrehozhatunk a projektünk számára egy saját youtube csatornát, ahova feltölthetjük a videofilmjeinket, a fotóinkból készített egyszerűbb összeállításokat.
  • Hírlevél: Ha nem is teljesen ingyenes, de nagyon alacsony költségekkel előállítható a hírlevél, ami minden háztartásba elviheti a projekt hírét, különös tekintettel az idősebb korosztályra. A papíralapú megjelenés mellett jó, ha online változata is készül, amikor már sikerül összegyűjteni az ott élők email címeit.
  • Rendezvények, összejövetelek, ünnepek: Egy-egy nagyobb létszámot megszólító alkalom sok előkészülettel, szervezéssel jár, de megéri rászánni az erőforrásokat, amikor a projekt fontosabb fordulóponthoz ér. Ilyen a megnyitó a projekt elindulásakor, egy-egy részeredmény bemutatása, a záró alkalom, vagy egy esetleges nagyobb elakadás, ami minél többeket bevonva vár megoldásra.
  • Sajtóhírek: Érdemes jó kapcsolatokat kialakítani a regionális sajtóorgánumokkal és folyamatosan tájékoztatni őket a híreinkről. Fontos, hogy ezek valóban hírek legyenek, azaz olyan tartalmak, amelyek nagyobb nyilvánosság érdeklődésére tarthatnak számot.
  • Honlap: A saját honlap készítése költséges, ugyanakkor előfordulhat, hogy a projekt presztízsének megteremtéséhez mindenképpen szükséges egy ilyen felület.

A kommunikáció lehetséges buktatói

„Sötétben tapogatózás”

Ahhoz, hogy szert tegyünk helyismeretre és megértsük az adott közösség szociális viszonyait, hosszabb időre van szükség. A projekt bevezető szakaszában mondhatni ismeretlen terepen kellene jól tájékozódnunk. Ezért a legjobb hozzáállás az óvatosság, a figyelmes meghallgatás, és a kellő alázat, vagyis ne legyünk elefántok a porcelánboltban.

A helyi aktivitás hiánya

Idővel változhat az, hogy a helyi közösség mennyire aktívan vesz részt a folyamatban. A közösségi alapú örökségvédelmi projekteket nyugati országokban 3 évre tervezik, nem azért, mert egy épület felújításához ennyi idő szükséges, hanem azért, mert a humán oldal igényel sokkal több „megmunkálást”.

A „pestiek” jelenség

Ha valaki dolgozott már vidéken, érti és ismeri ezt a jelenséget, amely teljesen természetes fenntartás a messziről jöttekkel szemben. Ezt csak a hiteles jelenlét, a megbízhatóság, a kedvesség, a figyelem, és nem utolsó sorban az eredményesen végzett munka orvosolhatja.

Gyenge bevonódás

Ha a vártnál jóval gyengébb a helyiek érdeklődése és a bevonódásuk intenzitása, érdemes újra megvizsgálni a viszonyokat. Lehet az ok egyszerűen a helyiek közötti kommunikáció alacsony intenzitása, vagy hiányossága. Emellett kiderülhet például az is, hogy van olyan helyi véleményvezér, aki ágál a projekt ellen, vagy hogy olyan megosztottság, esetleg eredendő elutasítás van a közösségben, amelyek adottságok, és amelyek okai a projektszereplőkön kívül keresendők. Ezekre a helyzetekre külön kommunikációs stratégiát kell kialakítani a folyamat közben.

Online kommunikáció, közösségi oldalak, blog alacsony fokú használata

Érdemes felmérni, hogy az internet és a közösségi oldalak használata mennyire elterjedt az adott közösségen belül, és ha szükséges, rövid képzéseket szervezni a gyakorlati ismeretek elsajátítására és az előnyök bemutatására. Ezzel nem utolsó sorban megint mi adunk és segítjük az ott élőket, amely pozitívan alakíthatja a velük való kapcsolatunkat.


A teljes Útmutató kiadvány letölthető, illetve nyomtatott formában megrendelhető a Kiadványok oldalon. Amennyiben mélyebben érdekli a téma, további információkat és módszertani segítséget talál a projekt során elkészült részletes módszertani dokumentumokban.